Ein Mann hat sein Portemonnaie mit Bargeld und Karten in der Hand und ist gerade dabei, einen Geldschein herauszuziehen.

Wie gehen wir am besten mit Mitgliedsbeiträgen um?

Die nächste Vorstandssitzung steht an und die Mitgliedsbeiträge werden diskutiert? Endet das meist mit einer hitzigen Diskussion? Falls das der Fall ist, ist dieser Artikel genau das Richtige für euch! In diesem Artikel wollen wir euch dem Thema der Mitgliedsbeiträge näher bringen. Wichtige Informationen die ihr braucht und Tipps die euch helfen könnten.

Inhaltsverzeichnis

Der Mitgliedsbeitrag

Der Mitgliedsbeitrag ist ein monatlicher Beitrag, der von den Mitgliedern eines Vereins geleistet wird, um den Verein zu unterstützen. Als Gegenleistung können die Dienste des Vereins genutzt werden. In den meisten Fällen werden alle Übereinkünfte und Änderungen, welche die Mitgliedsbeiträge betreffen, in einer gesonderten Beitragsordnung festgehalten. Wusstet ihr, dass es nicht gesetzlich vorgegeben ist, einen festen Mitgliedsbeitrag zu erheben? Theoretisch könntet ihr also ganz auf die Einnahme eines Beitrags verzichten. Das ergibt aber nur für die wenigsten Vereine Sinn, da die monatlichen Beiträge eine sichere, und meist auch die einzige, Einnahmequelle sind.

Die unterschiedlichen Beiträge

Unter Beiträgen werden nach dem Gesetzgeber nicht nur die finanziellen Beiträge gesehen. Ihr könnt auch mitgliedschaftliche Pflichten als Beitrag zur Förderung eures Vereins sehen. Dazu zählen:

  • Geldbeiträge
  • Sachleistungen
  • Arbeitsleistungen
  • Aufnahmegebühren
  • Variable Mitgliedsbeiträge

Die richtige Beitragshöhe

Wie aber berechnet sich ein angemessener monatlicher Beitrag, welcher den Verein zugleich unterstützt? Dafür gibt es eine einfache Formel: 

(Kosten des Vereins/ Jahr – Einnahmen ohne Mitgliederbeiträge + Puffer für Rücklagen)/ die zu erwartende Anzahl an Mitgliedern 

→ Diese Formel ermittelt euch einen angemessenen Preis und ist transparent für die Mitglieder. Trotzdem solltet ihr euch immer an anderen Vereine orientieren – bei den meisten gibt es eine Abstufung der Beiträge. Sollte euer Mitgliedsbeitrag weit über dem Durchschnitt liegen, müsst ihr diesen rechtfertigen und braucht dafür ein Alleinstellungsmerkmal, das euch von anderen Vereinen unterscheidet. Viele Mitglieder bekommen zudem Vergünstigungen. Häufig wird unterteilt in: Schüler*In, Student*In/ Auszubildende, Behinderte, Erwachsene, Rentner*Innen und Fördermitglieder, welche meist einen passiven Beitrag zahlen (passive Beiträge sind meist etwas preiswerter als aktive Beiträge).

Kleiner Tipp: Es kommt oft vor, dass eine bestimmte Jahresbeiträgshöhe verlangt werden muss, um auf bestimmte Fördertöpfe zurückgreifen zu können. Dadurch könnt ihr zum Beispiel bestimmte Liegenschaften eurer Stadt oder Kommune vergünstigt oder kostenlos nutzen. Wenn ihr eigentlich gar nicht mehr Geld in die Vereinskasse bringen wollt, könnt ihr im Gegenzug mehr erstattungsfähige Kosten wie Wettkampfteilnahmen, Materialanschaffungen eurer Mitglieder unterstützen.

Erhöhung der Beiträge 

Da die Erhöhung ein sensibles Thema ist, sind vor allem eine Begründung und eine frühzeitige Ankündigung wichtig. Am besten passt ihr die Beiträge schrittweise an. Empfohlen werden 20% bis maximal 50% des vorherigen Preises. Für Mitglieder, die finanzschwach sind, könnt ihr auch Angebote für die Zahlung der Beiträge anbieten (z.B. Staffelung). Meist werden die Beiträge kontinuierlich angepasst, daher ist eine gesonderte Beitragsordnung von Vorteil.

In der Vereinssatzung muss lediglich festgehalten werden, ob und welche Mitgliederbeiträge bezogen werden. Dieser Eintrag in der Satzung gilt dann als Ermächtigungsgrundlage für eine gesonderte Beitragsordnung. Ansonsten kostet euch jede Änderung der Beiträge Geld, um die Satzung anzupassen. In vielen Versammlungen sorgt die Erhöhung der Beiträge für Diskussionen. Um das zu vermeiden gibt es einige Schritte die ihr einleiten könnt:

  • Erstellung einer Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben, um Notwendigkeit zu zeigen
  • Kleine, aber kontinuierliche Anhebungen, statt große Sprünge vorschlagen
  • Vorbereitung der Beitragserhöhung für eine schnelle Durchführung
  • Sorgen der Mitglieder ernst nehmen und gemeinsam versuchen eine Lösung zu finden

Kleiner Tipp: Ihr habt die Möglichkeit den Beitrag der Mitglieder zu erhöhen, könnt dafür aber förderfähige Kosten wie zum Beispiel Wettkampfteilnahmen zurückerstatten. So könnt ihr den durchschnittlichen Beitrag relativ niedrig halten und dabei Verein und Mitglied profitieren lassen.

Einzug der Beiträge

Eine klare Formulierung wann die Beiträge fällig sind und wie ihr diese einziehen wollt, ist dringend notwendig. Gegebenenfalls solltet ihr auch das in eurer Beitragsordnung festhalten. Folgend haben wir einen Link, der euch ein Muster einer solchen Beitragsordnung zeigt: https://www.wikimedia.de/beitragsordnung/. Ihr habt für den Einzug der monatlichen Beiträge folgende Möglichkeiten:

Dauerauftrag

Der Dauerauftrag muss einmal vom Mitglied bei seiner Bank veranlasst werden. Ab dieser Veranlassung wird der Beitrag monatlich auf das Vereinskonto überwiesen.

Vorteile:

  • Die Zahlung kommt immer pünktlich
  • Verwaltungsaufwand für
  • euch als Verein sehr gering

Nachteil:

  • Bei Erhöhung des Beitrags dauert es eine Weile bis die Mitglieder ihre Daueraufträge bei der Bank angepasst haben

Der Dauerauftrag ist von vielen Mitgliedern eine geschätzte Art, da die Beträge übermittelt werden ohne dass etwas dafür getan werden muss.

Barzahlung

Das Vereinsmitglied zahlt die Beitragshöhe in bar direkt an den Vereinsverwalter.

Vorteile:

  • Direkte Bezahlung
  • Die älteren Mitglieder haben Bargeld meist griffbereit

Nachteile:

  • Großer Verwaltungsaufwand
  • Geld muss eingezahlt werden
  • Kann schnell unübersichtlich werden (wer hat gezahlt und wer nicht)

Diese Variante ist nur noch Einzelfällen noch anzutreffen. Jedoch ist dieser Vorgang für euch mit weiterer Arbeit verbunden ist, weshalb ihr euch zwei mal überlegen solltet diese Variante anzubieten.

Einzelüberweisung

Die Mitglieder überweisen jeden Monat den Betrag händisch, immer bevor die Zahlungsfrist abläuft.

Vorteile:

  • Das Vereinsmitglied kann frei entscheiden wann das Geld überwiesen werden soll 
  • Die Verantwortung liegt ganz bei ihnen

Nachteile:

  • Unsicherheit, da viele die Überweisung einfach vergessen könnten
  • Wenn nicht gezahlt wird, gibt es einen hohen Aufwand für die Vereinsverwaltung
  • Kassenwart muss alle Konten immer im Blick haben

Auch diese Methode ist eine einfache Methode für die Mitglieder. Jedoch für euch als Verein ein wenig riskant. Wird nicht pünktlich gezahlt, müsst ihr das immer im Blick haben.

PayPal

PayPal funktioniert ähnlich wie die Einzelüberweisung eines Mitglieds. PayPal agiert hier als Dritte Partei die den Geldbetrag übermittelt. Sobald das Geld auf dem PayPal-Konto eures Vereins gelandet ist, könnt ihr als Verein das Geld auf eurer Bankkonto übertragen.

Vorteil:

  • Geht sehr schnell und kann auch sofort überweisen

Nachteile:

  • Die Zuordnung muss trotzdem noch manuell angepasst werden
  • Überweisungslimit

PayPal ist ähnlich wie die Einzelüberweisung für die Mitglieder einfach, da sie selbst entscheiden können, wann sie zahlen. Das kann für euch als Verein nachteilig sein, jedoch ermöglicht euch PayPal die Zahlungen einzufordern.

SEPA-Lastschriftverfahren

Durch dieses Verfahren bekommt ihr die Beiträge einfach und pünktlich, da das Mitglied euch als Verein die Erlaubnis erteilt diesen Betrag vom Konto abzuziehen. Somit wird die Zahlung vom Zahlungsempfänger, also eurem Verein, ausgelöst und nicht vom Zahlenden.

Vorteile:

  • Pünktliche Bezahlung
  • Wenige Fehler
  • Feste Fälligkeitsdaten
  • Keine ständige Überwachung nötig

Nachteil:

  • Nicht alle sind bereit eine Ermächtigung zu erteilen, den Betrag vom Konto abziehen zu lassen

Das Last-Schrift-Mandat ist von Vereine eine der am häufigsten gewählten Verfahren, um die Beträge einzuziehen, da sie viele Vorteile mit sich bringt und für viele den leichtesten Weg darstellt. Vor allem der Verwaltungsaufwand wird reduziert.

Was tun, wenn die Mitglieder die Beiträge nicht zahlen?

  1. Hinterfragung der Gründe: Zuerst solltet ihr die Gründe hinterfragen. Warum zahlt dieses Mitglied den Beitrag nicht? Hat er es diesen Monat schlichtweg vergessen? Kann er sich den Beitrag im Moment nicht leisten?
  2. Telefonat oder Treffen zur Klärung: Dann ist eine Aussprache zur Klärung wichtig. In den meisten Fällen gibt es eine gute Erklärung und das Problem ist schnell gelöst.
  3. Die Beiträge abschreiben: Wenn der Betrag immer noch nicht gezahlt wurde entscheiden sich Vereine in den meisten Fällen dazu auf den Beitrag zu verzichten, das Mitglied aber aus dem Verein auszuschließen. Am besten ist es, ihr beschreibt in der Satzung welche Folgen es mit sich zieht, wenn Beiträge nicht gezahlt werden.

Die Schritte 4-6 sind bei kleinen Vereinen nicht unbedingt zu empfehlen und sind häufig nur als letzte Instanz zu sehen. Der Nutzen und Aufwand stehen hier eigentlich in keinem Verhältnis da die Kosten zu Gericht zu gehen wahrscheinlich die fehlenden Beiträge weit übersteigen.

  1. Schriftliche Mahnung: Sollte sich jedoch auch nach dem Gespräch nichts ändern, folgt eine schriftliche Mahnung, in der dazu aufgerufen wird, den Beitrag zu zahlen.
  2. Weitere Mahnungen bis hin zur Drohung des Ausschlusses: Sollten die weiteren Mahnungen zur Zahlung nichts bringen, kann eine Drohung des Ausschlusses weiterhelfen.
  3. Gerichtliches Mahnverfahren: Im letzten Schritt, könnt ihr auch rechtliche Schritte einleiten.

Häufig gestellte Fragen

 Anschließend wollen wir euch noch kurz und knapp häufig gestellte Fragen beantworten.

Sind Mitgliedsbeiträge Spenden?

Nein. Mitgliedsbeiträge können nicht als Spenden gesehen werden, da im Gegenzug für den Beitrag eine Leistung erbracht wird. Spenden sind Beiträge, für die keine Leistung erbracht werden muss.

Sind die Mitgliedsbeiträge steuerlich absetzbar? 

Ja und nein. Unter bestimmten Voraussetzungen könnt ihr die Beiträge von der Steuer absetzen. Wenn euer Verein steuerlich begünstigt ist, könnt ihr die Beiträge als Sonderausgaben berücksichtigen. Um für absolute Transparenz zu sorgen, könnt ihr alles in die Satzung einfließen lassen.

Was ist der Unterschied zwischen echten und unechten Beiträgen?

Echte Beiträge werden von den Mitglieder gezahlt, um dem Vereinszweck nachzukommen. Unechte Beiträge fördern ein einzelnes Vereinsmitglied. Das bedeutet, dass der Beitrag eine Gegenleistung für eine Förderung durch den Verein ist. 

Was bedeutet „beitragsfreie Mitglieder“?

Einige Ehrenmitglieder weisen ein Sonderrecht vor. Dieses Sonderrecht der Ehrenmitglieder (§35 BGB) räumt ihnen das Recht ein, keinen Mitgliedsbeitrag zahlen zu müssen. Solch eine Regelung muss aber ausdrücklich in der Satzung festgehalten werden! Zudem müssen alle beitragspflichtigen Mitglieder für das Sonderrecht stimmen.

Fazit

Das waren die wichtigsten Informationen zu Mitgliedsbeiträgen im Verein. Im Großen und Ganzen können wir klar sagen, dass das Thema der Mitgliedsbeiträge kein einfaches Thema ist. Es gibt vieles zu beachten und mit den Entscheidungen ist nicht immer jeder einverstanden, trotzdem hoffen wir, dass wir euch einen kurzen Einblick in die wichtigsten Punkte geben konnten.

Wir haben etwas vergessen oder ihr habt weitere Fragen oder Anregungen zum Artikel? Dann schreibt uns einfach an [email protected] oder nutzt die Kommentarfunktion unterhalb dieses Artikels.

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