Die erste Frage, wenn es um E-Mail-Verteiler geht, ist meistens: Braucht man die überhaupt noch? Man kann sich doch einfach eine Word- oder Excel-Liste erstellen und einfach die Mailadressen immer wieder kopieren. Auch, wenn das eine gängige und legitime Praxis ist, kann es manchmal zu Problemen führen. Man vergisst mal einen Klick und schon wird jedem Empfänger die Mailadresse der anderen angezeigt. So schnell kann es gehen und der Datenschutz wurde nicht eingehalten.
Und wenn jetzt mehrere Personen aus eurem Verein E-Mails an eure Mitglieder versenden wollen? Bekommt jedes Mitglied eine eigene Liste, die es auch selbst erstellen und pflegen muss? Oder gibt es eine zentrale Liste? Die sollte dann aber auch online zur Verfügung stehen. Stichwort “Homeoffice”.
Es gibt also immer noch Probleme, die durch einen einfachen E-Mail-Verteiler gelöst werden können. Googelt man aber danach, stellt man schnell fest: Die meisten Angebote sind ganz klar an Firmen und deren Marketingabteilungen gerichtet. Viel zu viele Zusatzfunktionen, die zu viel kosten und die ein Verein nicht braucht.
Daneben gibt es viele Open-Source-Programme. Diese sind kostenlos und bieten genau das richtige, benötigen aber auch Computerkenntnisse, die über das Installieren von Office-Paketen hinausgehen.
Um euch deshalb bei der Suche zu unterstützen, haben wir für euch 3 E-Mailverteiler herausgesucht, die ihr euch auf jeden Fall mal anschauen solltet. Eins schon vorweg: Einen richtigen Sieger gibt es nicht. Alle kommen mit Vor- und Nachteilen.
Was macht ein E-Mail-Verteiler genau?
Ein E-Mailverteiler ist ein Programm, welches E-Mails an eine Vielzahl von Empfängern schicken kann. Das geschieht ohne die Gefahr, dass die Empfängeradressen für die Empfänger sichtbar werden. Die gängigsten E-Mail-Anbieter lassen nur ca. 300 bis 500 Empfänger in der Adressleiste zu. Außerdem können meist mehrere Personen auf den Verteiler zugreifen. Somit muss nicht jeder seine eigenes Adressbuch pflegen.
Was ist eine Mailingliste?
Im Zusammenhang mit E-Mail-Verteilern ist es auch gut zu wissen, was eine Mailingliste ist. Eine Mailingliste ist eine geschlossene Gruppe mit einem eigenen Postfach, also mit eigener E-Mail-Adresse, in die man eingeladen werden kann. Wer in der Mailingliste ist, kann eine E-Mail an deren Adresse senden, welche dann die E-Mail an die anderen Gruppenmitglieder weiterleitet. Oft können auch bestimmte Gruppenmitglieder ausgewählt werden, die eine E-Mail versenden können. Wie bei einem E-Mailverteiler kann nur der Ersteller der Mailingliste die Adressen der Gruppenmitglieder einsehen.
Google Groups
Auch der Internet-Gigant Google bietet ein Mailinglisten-Dienst an. Zwar sorgt Google beim Thema Datenschutz immer wieder Probleme, da oft nicht klar ist, in welchen Ausmaß private Daten gespeichert, verarbeitet und weitergegeben werden. Wer darüber hinwegsehen kann, kann sich auf einen guten und einfach zu handhabenden Dienst freuen. Außerdem ist es kostenlos.
Die Google-App lässt euch Mailinglisten (von Google “Gruppen” genannt”) spielend einfach erstellen. Ihr gebt eine lokale Adresse für die Gruppe ein (der Teil einer E-Mail-Adresse vor dem “@”) und könnt dann noch eine Beschreibung für die Gruppe einfügen. Die Domain (also der Adressteil nach dem “@”) ist dabei immer “googlegroups.com”. Zudem ist ein Google Konto für die Erstellung Pflicht.
Potenzielle Gruppenmitglieder können eine Beitrittsanfrage stellen, wenn sie ein Googlekonto besitzen, oder vom Ersteller der Gruppe hinzugefügt werden, indem er:sie deren E-Mail-Adressen in der Gruppe hinzufügt.
Nun kann eine E-Mail an die Adresse der Gruppe geschickt werden, welche dann jeder erhält. Man kann auch in der Google App direkt neue Mails erstellen (dort werden diese Unterhaltungen genannt). Dadurch kann die App auch als Forum oder Chatroom genutzt werden. Dafür müssen die Gruppenmitglieder bereit sein, sich ein Google Konto zu erstellen oder sie besitzen bereits eins.
Durch Einstellungsänderungen lässt sich jedoch auch ein E-Mail-Verteiler erzeugen. So könnt ihr einstellen, wer die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder sehen kann, ob nur bestimmte Personen Unterhaltungen starten bzw. Mails an die Gruppe schicken können, oder bestimmen, wer alles öffentlich auf die Nachrichten antworten kann.
Wie bereits erwähnt, sorgt Google immer wieder für Aufsehen beim Thema Datenschutz. Bei strenger Auslegung sollte man deshalb davon absehen, den Dienst zu nutzen. Andererseits erhält Google nur Zugriff auf die Mailadressen der Mitglieder und keine weiteren persönlichen Daten. Eine bessere Alternative könnte Google Workspace sein. Workspace bietet Firmen die Google-Dienste mit erweiterten Funktionen und besserem Datenschutz an. Das Basis-Angebot für einen Nutzer kostet 5,20 € pro Monat.
Pro
- kostenlos
- einfache Bedienung
- kann auch als Forum genutzt werden (für Googlenutzer)
- man kann beliebig viele Gruppen erstellen (Einteilung in Abteilungen des Vereins)
- nutzbar auf jedem Gerät
Kontra
- nicht 100-prozentig DSGVO-konform (mögliche Lösung: Google Workspace)
- manuelles Eingeben von Mailadressen
Mailchimp
Schon auf den ersten Blick sieht man, dass Mailchimp eher an Firmen und deren Marketingabteilung gerichtet ist. Das heißt aber nicht, dass man es nicht auch als Verein nutzen kann. Besonders dann nicht, wenn die kostenlose Version für fast jeden Verein ausreichend ist. Mit Mailchimp könnt ihr nämlich 2000 Mails pro Monat verschicken.
Anders als Google Groups ist Mailchamp ein klassischer E-Mail-Verteiler mit einseitiger Kommunikation. Das heißt, dass andere ohne den Mailchimp-Account keine Mail an alle anderen schicken können.
Dafür bietet Mailchimp einen klaren Vorteil beim Design von Mails. Denn mit im Angebot von Mailchamp kommt ein E-Mailbulider, der das Aussehen eurer Newsletter auf ein neues Level bringen kann. Zugegebenermaßen bietet die kostenlose Variante nicht so viele Möglichkeiten wie die kostenpflichtigen Angebote, doch ist der Builder dennoch eine Bereicherung.
Nützlich ist auch der Sign-Up-Builder. Mit diesem könnt ihr Anmeldefenster für z.B. Newsletter erstellen und auf eurer Vereinsseite einbauen. Dadurch müsst ihr die Mailadressen eurer Mitglieder nicht selbst sammeln.
Ein klarer Nachteil wiederum ist die Benutzerfreundlichkeit. Erst einmal gibt es Mailchimp leider nur in englischer Sprachausgabe. Zweitens geizt es nicht an Marketingbegriffen. So wird aus den Empfängern die “Audience”. Auch bietet die kostenlose Variante viele Zusatzfunktionen, die die meisten Vereine nicht benötigen. Es dauert also ein wenig bis man mit Mailchimp umgehen kann.
Datenschutztechnisch sieht es bei Mailchimp ähnlich aus wie bei Google. Es kommt auch aus den USA und behält sich auch das Recht vor erhaltene Daten anonymisiert an Dritte weiterzugeben oder selbst auszuwerten. Aber auch hier kann angemerkt werden, dass ihr nur die E-Mail-Adressen in Mailchimp übertragen müsst. Andere Angaben sind nur optional.
Pro
- kostenlos
- einfacher Import von Mailadressen
- Mailbuilder
- Sign-Up-Builder für eure Webseiten (für z.B. Newsletter)
Kontra
- nur in Englisch
- unübersichtlich
- nur ein Nutzer pro Account (in der kostenlosen Variante), theoretisch können aber mehrere Accounts erstellt werden oder man teilt sich einen Account
- max. 2000 Mails pro Monat verschickbar
Ionos
Der einzige kostenpflichtige Dienst bei uns in der Liste. Ionos bietet ein eigenes Postfach mit eigener Domain, also eigener Webadresse. Natürlich kann dem Postfach eine bestehende Domain zugewiesen werden, selbst wenn die Domain von einem anderen Provider ist. Somit erhaltet ihr entweder gleich zum Start eurer Webseite oder zu eurer bestehenden Webseite eine passende E-Mail-Adresse. Insgesamt könnt ihr bis zu 26 E-Mail-Adressen anlegen.
Mit dem Postfach erhaltet ihr zudem die Möglichkeit Mailinglisten zu erstellen. Dabei könnt ihr wie bei Google Groups Rechte wie das Versenden einer Mail nur gewissen Mitgliedern zuweisen. Die Anzahl der Listen und die Größe des Postfaches sind dabei tarifabhängig bzw. können durch zubuchbare Pakete individuell verändert werden.
Im günstigsten Tarif für 1 € pro Monat erhaltet ihr ein Postfach mit 2 GB Speicherplatz und 5 Mailinglisten. Das ist i.d.R. ausreichend für kleine Vereine. Bei großen Vereinen lohnt sich auch ein Blick auf die Businesstarife. Bei diesen können auch Anwender hinzugefügt werden, die ihr jeweiliges eigenes Postfach verwenden. Dafür steigt dann aber auch der Preis: 10 Anwender kosten im Businesstarif mit 50 GB Speicherplatz pro Postfach und weiteren Zusatzfunktion 25 € pro Monat.
Ionos, was zu 1&1 gehört, punktet darüber hinaus mit einem kostenlosen Kundenservice. Wer Probleme hat, kann sich rund um die Uhr bei diesem melden. Ionos selbst hat keinen Zugriff auf die Daten ihrer Kunden, somit ist es DSGVO-Konform.
Zusätzlich kann man Ionos auch 30 Tage lang testen, bevor man sich entscheidet es zu kaufen.
Pro
- eigene Domain
- E-Mail-Adresse mit eigener Domain
- Postfach mit Viren- und Spamschutz
- 24/7 Kundenservice
- 30-tägige Testphase
- DSGVO-konform
Kontra
- Zusätzliche Features nicht für jeden interessant
- Businesstarif könnte für manche Vereine zu teuer sein
Fazit
Wer eine simple Mailingliste will, ist wahrscheinlich mit Google Groups am besten beraten. Es ist einfach zu verstehen und man kann die Rechte der Gruppenmitglieder selbst bestimmen.
Mailchimp ist eher für Vereine gedacht, die auch viel auf das Aussehen ihrer Newsletter achten. Außerdem geht hier das Übertragen von Mailadressen am besten.
Ionos, als einziger laut eigenen Angaben DSGVO-konform, empfiehlt sich besonders für kleine Vereine, denen der Basistarif reicht. Die Zusatzfunktionen sollten definitiv bei größeren Vereinen genutzt werden, ansonsten wäre es leider weggeworfenes Geld. Wer unschlüssig ist, kann die 30-tägige Testphase nutzen.
Welcher Dienst hat euer Interesse geweckt oder benutzt ihr einen anderen E-Mail-Verteiler bzw. eine andere Mailingliste? Schreibt es in die Kommentare oder schickt uns eine Mail an [email protected]. Falls ihr zudem noch mehr zu Digitalisierung im Verein wissen wollt, schaut bei unserem Guide vorbei.
