Die 10 besten Vereinsverwaltungen

Die Verwaltung eures Vereins zu digitalisieren hilft euch in diesem Bereich. Am besten funktioniert das durch eine Vereinsverwaltung. Eine Software, welche die Aufgaben vereinfacht, optimiert und bei der Organisation hilft, nimmt euch einiges an Arbeit ab. Sie ersetzt die mühselige Beschäftigung mit einzelnen Office-Dokumenten oder schlimmer noch, dem Papierstapel. Im Zeitalter der Digitalisierung ergibt etwas anderes kaum Sinn, vor allem bei einer großen Anzahl an Mitgliedern. Darum sollte euch eure Vereinsverwaltung so viel wie nur möglich abnehmen. Vor allem wenn ihr einiges dafür bezahlt.

So gut wie jeder Verein verwendet Verwaltungsprogramme, um den bürokratischen Aufwand zu erleichtern. Die Digitalisierung der Prozesse erspart einiges an Zeit und Arbeit. Alle Daten werden gespeichert, geordnet und angezeigt, wodurch vor allem das Kontaktieren der Mitglieder vereinfacht wird. Die Software kann sogar bei der Buchhaltung behilflich sein, da die Beiträge aller Mitglieder verwaltet werden können. Zudem erkennt die Software, ob die Beiträge gezahlt wurden, zu spät oder gar nicht erst angekommen sind.

Schon bei einer kleinen Anzahl von Mitgliedern müsst ihr euch vielen Dokumenten und Daten widmen. Aber welche Vereinsverwaltung ist dafür die Richtige? Um darauf die Antwort zu finden, sollte eine wichtige Frage beantwortet werden: Welche Art von Vereinsverwaltungsprogramm suchen wir?

Zwei Arten von Vereinsverwaltungen

Mögliche Funktionen einer Vereinsverwaltung

Kommen wir nun zur Frage, welche Funktionen die Software bieten sollte. Die Features unterscheiden sich von Programm zu Programm. Jedoch gibt es einige Funktionen die ihr vorfinden solltet, vor allem wenn ihr einiges für die Vereinsverwaltung zahlt.

• Erstellung einer Mitgliederdatenbank
• Vereinsbuchhaltung (Quittungen, Mahnungen, Monatsbeiträge)
• Material-, Lager-, und Inventarverwaltung
• Newsletter (Mitglieder per E-Mail erreichen)
• Dokumentenverwaltung
• Organisation von Events und Versammlungen (Sommerfest, Spendenaktion,…)
• Erstellung einer Vereinswebseite

Während einige Tools auch komplexe Features anbieten, bieten andere Softwares in der Basisversion nur die einfachen Funktionen an. Die komplexen Features werden in diesen Tools entweder gar nicht oder nur in der kostenpflichtigen Variante angeboten.
Die richtige Vereinsverwaltung ist nicht unbedingt von der Größe eures Vereins abhängig, sondern welchen Umfang an Funktionen ihr benötigt und wie viel Geld ihr investieren möchtet.

Die meisten Vereinsverwaltungsprogramme sind auf die Nutzung auf dem PC beschränkt. Manche könnt ihr aber auch zur Vereinsapp erweitern. Je nachdem hat auch jedes Vereinsmitglied vom Handy aus die Möglichkeit auf Vereinsdaten zuzugreifen. Weiterhin könnt ihr die Vereinssoftware so erweitern, dass sie zur Verwaltung, Organisation oder sogar zur Kommunikation nutzen könnt.

Kleiner Tipp: Es kann hilfreich sein, wenn das Verwaltungsprogramm eine DATEV-Schnittstelle hat, die die Daten und Informationen ganz einfach an den Steuerberater weiterleiten lässt.

10 Vereinsverwaltungen im Vergleich

In diesem Teil unseres Artikels haben wir für euch nun zehn verschiedene Vereinsverwaltungen im Vergleich. Wir hoffen, dass ihr der Digitalisierung einen Schritt näher kommt und im besten Fall sogar die Vereinsverwaltung für euch findet! Wir stellen euch kurz und knapp die Funktionen vor und nennen euch die Preise pro Jahr.

MTH Software

Die MTH Software hilft schon seit über 25 Jahren bei der Verwaltung von Vereinen. Sie bieten zwei verschiedene Softwares an: Den MTH Vereins-Manager und den MTH Vereins-Profi. Die Basisversionen können auch als Offlineversionen genutzt werden. Wenn ihr euch für die Onlineversion entscheidet, bedeutet das, dass alles online gespeichert wird und jeder Befugte auch außerhalb des Büros Zugriff darauf hat. Dadurch wird kein Speicherplatz auf dem Laptop, sondern nur in der Cloud verbraucht.

Funktionen

• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Versand von Briefen & Newslettern
• Inventarverwaltung
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• Druckvorlagen (Briefe, Mitgliederlisten etc.)
• Mitgliederstatistiken
• Daten Import (Excel etc.)
• Vereinsbuchhaltung
• Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
• DATEV-Schnittstelle
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• DSGVO-konform

Innerhalb des Vereins-Managers bzw. des Vereins- Profis sind noch weitere Pakete buchbar, wie zum Beispiel eine Online Erweiterung. Je nachdem was und für wie viele Mitglieder ihr diese Funktion in Anspruch nehmen wollt, habt ihr eine große Auswahl. Auf der Webseite könnt ihr auch ganz einfach die Demoversion herunterladen und diese für euch selbst testen. Solltet ihr Hilfe benötigen hat MTH Software eine kostenlose Hotline eingerichtet.
Zur Webseite von MTH Software: https://www.mth-software.de/

Linear Vereinsverwaltung

Die Linear Vereinsverwaltung ist die einzige Vereinsmanagement Software, die vor der Nutzung auf einem PC installiert werden muss. Sie ist vor allem für ihre Vereinsbuchhaltung Features bekannt. Solltet ihr also Wert auf die Buchhaltung legen, könnte sie die Richtige für euch sein.

Funktionen

• PC- Installation
• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Versand von Briefen & Newslettern
• Vereinsbuchhaltung
• Online- Banking
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• DATEV-Schnittstelle
• Terminplaner
• DSGVO -konform

Linear Vereinsverwaltung 300 ist für kleine Vereine vorgesehen, da maximal 300 Mitglieder Stammdaten gepflegt werden können. Linear Vereinsverwaltung Standard und Premium sind für größere Vereine gedacht und bieten dementsprechend auch mehr Funktionen. Eine zusätzliche Funktion ist zum Beispiel die DATEV-Schnittstelle, die es nur in der Premium-Version gibt.

Linear Verwaltungssoftware bietet umfangreiche Funktionen für die Buchhaltung. Ihr solltet aber im Hinterkopf behalten, dass es durch die Installation nur ein Administrator möglich ist. Außerdem ist die Installation nur auf einem Laptop oder PC möglich der mindestens Windows 7 und 20 GB Speicher hat. So könnt ihr diese Verwaltung nur verwenden, wenn ihr ein Windows-Programm nutzt.
Zur Webseite von Linear vereinsverwaltung: https://www.linear-software.de/

ClubDesk

ClubDesk wurde 2009 in der Schweiz gegründet und ist mittlerweile in der Schweiz, Deutschland und in Österreich erhältlich. ClubDesk ist eine der wenigen Softwares, die euch zusätzlich noch eure eigene Webseite erstellen lässt.

Funktionen

• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Versand von Briefen & Newslettern
• Vereinsbuchhaltung
• Online- Banking
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• DATEV-Schnittstelle
• Vereinskalender
• Dokumentenverwaltung
• Vereinswebseite
• DSGVO-konform

ClubDesk ist eine von drei Programmen, die in der Freemium Version erhältlich ist. Bis zu 50 Mitgliedern können bei der Gratisversion verwaltet werden. Sobald diese Zahl überschritten wird, kostet sie 150 € aufwärts im Jahr. Auf ihrer Webseite bietet ClubDesk euch die Möglichkeit die Vereinsverwaltung für 30 Tage kostenlos zu testen, um euch selbst davon zu überzeugen.
Zur Webseite von ClubDesk: https://www.clubdesk.de/

Mein Verein

Diese Vereinsverwaltung ist Teil der Buhl Data Service GmbH und ist nur einer der vielen Auskopplungen. Auch diese Verwaltung ist online basiert und kann, wenn gewünscht, ganz einfach auf dem Smartphone verwendet werden.

Funktionen

• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Versand von Briefen & Newslettern
• Verwaltung von Anlagen und Inventar
• Vereinsbuchhaltung
• Online-Banking
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
• Terminplaner
• Dokumentenverwaltung
• DSGVO-konform

Diese Vereinsverwaltung hat wie alle Programme die wir vorstellen, wichtige Funktionen, die euch bei der Verwaltung weiterhelfen werden. Diese Verwaltung bietet vor allem durch die einfache Bedienung einen Vorteil. Besonders hervorheben können wir, dass die Umsatzsteuervoranmeldung ein Tool ist, welches euch einiges abnimmt. MeinVerein bietet neben der Vereinsverwaltung zudem die Möglichkeit eine Vereinsapp einzuführen. So könnt ihr Verwaltung, Organisation und Kommunikation im Verein verändern.
Zur Webseite von meinVerein: https://www.buhl.de/meinverein/

Kurabu

Kurabu ermöglicht euch nicht nur die Vereinsverwaltung für den Vorstand. Ihr habt zusätzlich die Möglichkeit ein Mitgliederportal für alle zu erstellen. Außerdem gibt es eine Vereinsapp, die ihr mit eurer Vereinsverwaltung synchronisiert werden kann.

Funktionen

• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern auf Anfrage
• Versand von Briefen & Newslettern
• Verwaltung von Anlagen und Inventar
• Vereinsbuchhaltung
• Online-Banking
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• Dokumentenverwaltung
• Datenimport
• DSGVO-konform

Kurabu punktet mit den umfangreichen Mitgliederverwaltung Features, sowie dem tollen Support. Außerdem bietet auch Kurabu eine integrierte Vereinsapp für Mitglieder an. Euer Verein kann Kurabu für 30 Tage unverbindlich testen. Außerdem könnt ihr euch die Demoversion der Vereinssoftware auf der Webseite ansehen.
Zur Webseite von Kubaru: https://www.kurabu.com/

Webling

Webling ist eine cloudbasierte Vereinsverwaltung, die aus der Schweiz stammt. Sie bietet eine Mitgliederverwaltung und eine Buchhaltungsfunktion für euren Verein. Webling ist eine der wenigen Softwares, die nur eine begrenzte Anzahl an Mitgliedern verwalten lässt. Außerdem gibt es bei diesem Programm auch eine begrenzte Anzahl der Admins. Nur bei der Buchhaltung dürfen unbegrenzt viele Admins existieren.

Funktionen

• Versand von Briefen & Newslettern
• Verwaltung von Anlagen und Inventar
• Vereinsbuchhaltung
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• Dokumentenverwaltung
• Datenimport
• DSGVO-konform

Webling bietet, wie ClubDesk, eine Freemium-Version an. Alle Vereine bis 50 Mitgliedern können die Vereinsverwaltung kostenlos nutzen aber nur mit eingeschränkten Funktionen.
Zur Webseite von webling: https://www.webling.ch/

Campai

Campai bietet auch eine online basierte Vereinsverwaltung. Sie bietet die Mitgliederverwaltung, eine Vereinsbuchhaltung und ihr könnt sie auch zur Kommunikation nutzen. Denn Campai hat zusätzlich noch eine Vereinsapp für die Mitglieder, die ihr mit der Vereinsverwaltung synchronisieren könnt.

Funktionen

• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Versand von Briefen & Newslettern versenden
• Verwaltung von Anlagen und Inventar
• Vereinsbuchhaltung (GuV)
• Online-Banking
• Jahresabschlüsse als Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• DATEV Export
• DSGVO-konform
• Volles Office Paket (Dokumentenverwaltung)

Ihr könnt die campai Vereinsverwaltung 14 Tage lang kostenlos testen. Nach diesen 14 Tagen könnt ihr eure Daten entweder löschen oder sie in die bezahlte Version übertragen.
Zur Webseite von campai: https://campai.com/

Nextxp-Verein

Es wird euch wahrscheinlich wenig überraschen, dass auch diese Vereinsverwaltung online basiert ist. Sie bietet euch Funktionen zur Vereins-, Mitglieder-, und Finanzverwaltung.

Funktionen

• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Versand von Briefen & Newslettern
• Vereinsbuchhaltung (Beitragsverwaltung)
• DATEV Schnittstelle
• Online-Banking
• Terminplaner
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• DSGVO-konform

Bis 250 Mitglieder kostet euch die Nextxp-Verein-Verwaltung 80 € im Jahr. Für jedes weitere Mitglied zahlt ihr 0,32 € pro Jahr, so könnt ihr die Kosten für eine ungerade Zahl an Mitgliedern selbst berechnen. Zusätzlich zum jährlichen Preis gibt es eine einmalige Einrichtungsgebühr von 99 €.
Als technische Voraussetzung ist ein Windows PC ab Windows 8 nötig. Auf Netxp-Verein zugegriffen kann aber von allen Geräten mit Internetbrowser, wie zum Beispiel Andorid, iOS oder Mac OS. Wenn ihr euch selbst von den Funktionen überzeugen wollt, könnt ihr die Vereinsverwaltung herunterladen und 30 Tage kostenlos testen.
Zur Webseite von Netxp-Verein: https://www.netxp-verein.de/

S-Verein

Die Vereinsverwaltung der Sparkasse ist auch eine cloudbasierte Vereinsverwaltung, die euch die Möglichkeit bietet, alle Daten eurer Mitglieder in der Cloud zu speichern.

Funktionen

• Mitglieder- und Adressverwaltung
• Versand von Briefen & Newslettern
• Verwaltung von Anlagen und Inventar
• Vereinsbuchhaltung
• Online- Banking
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• DATEV-Schnittstelle
• Statistiken
• Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
• Terminplaner
• Dokumentenverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• DSGVO-konform

Die Vereinsverwaltung ist von der Sparkasse abgeleitet, weshalb es auch eine zusätzliche Finanzfunktion für Vereine gibt. Ihr habt neben S-Verein noch die Möglichkeit FiBu (ehemalig S-Verein Finanz) hinzuzubuchen. FiBu stellt die Finanzbuchhaltung für euren Verein dar, die ihr aber nur in Verbindung mit S-Verein nutzen könnt. So erwerbt ihr für eure Verwaltung zwei Programme für die Mitgliederverwaltung und Buchhaltung.
Auch S-Verein gibt euch die Möglichkeit eine 30-tägige Testversion zu nutzen.
Zur Webseite des S-Verein: https://www.s-verein.de/.

easyVerein

Auch hier haben wir wieder eine cloudbasierte Vereinsverwaltung, die eine Mitglieder- und Finanzverwaltung, sowie Organisation für euren Verein bietet. Auch easyVerein hat eine Begrenzung wenn es um die Verwaltung der Mitglieder geht. Das Maximum sind hier 500 Mitglieder und maximal 5 Administratoren werden zugelassen. Wem das nicht ausreicht, kann sich von easyVerein ein individuelles Angebot erstellen lassen.

Funktionen

• Mitgliederverwaltung
• Versand von Briefen, Newslettern und Einladungen
• Verwaltung von Anlagen und Inventar
• Vereinsbuchhaltung
• Online- Banking
• Sepa-Lastschrift-Mandat
• DATEV-Schnittstelle
• Terminplaner
• Dokumentenverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• Videokonferenzen
• DSGVO-konform
• Verwaltung von beliebig vielen Mitgliedern
• Umsatzsteuervoranmeldung über Elster

Innerhalb jedes einzelnen Pakets, könnt ihr nochmal zwischen Small, Medium und Large entscheiden. Small erlaubt euch eine Anzahl von 100 Mitglieder, Medium 250 und Large 500 Mitglieder anzumelden. Auch easyVerein bietet euch die Möglichkeit die Verwaltung mit einer Demoversion zeitlich unbegrenzt kostenlos zu testen.
Zur Webseite von easyVerein: https://easyverein.com/

Fazit

Ihr solltet euch im Vorfeld bewusst werden, ob ihr euch einfache oder umfangreiche Funktionen wünscht. Zudem solltet ihr euch als Verein Gedanken machen, was eure Ziele sind und wie viel ihr bereit seid zu investieren. Jede Software bringt ihre eigenen Vorteile, es liegt an euch herauszufinden, welche eurem Verein behilflich sein kann. Meistens gilt: Je mehr ihr für eine Vereinsverwaltung zahlt, desto mehr kann sie euch auch abnehmen. Trotzdem sollte euer Verein vorher abwägen wo die Vor- und Nachteile liegen.

Die cloudbasierten Verwaltungen sind recht beliebt, weil sie einiges an Zeit und Arbeit ersparen. Da ihr online unterwegs oder komfortabel von zu Hause aus zugreifen könnt. Außerdem sind mehrere Admins möglich im Gegensatz zur installierten Variante. Jedoch solltet ihr euch im Klaren darüber sein, dass ihr eure Daten möglicherweise mit extra Backups schützen müsst. Vor allem auch da ihr aus Datenschutz Gründen dafür sorgen müsst, dass die Daten gesichert sind.

Die DSGVO-Konformität haben alle Softwareprogramme gemeinsam. Alle Vereinsverwaltungen in diesem Vergleich entsprechen laut eigenen Angaben den Voraussetzungen der EU.
Sollte euch nach diesem Artikel auffallen, dass ihr doch eher auf der Suche nach einer App seid, die die Organisation und Kommunikation im Verein unterstützt, könnt ihr in unserem Vereinsapp-Vergleich mehr erfahren. Weitere Infos könnt ihr euch unter https://www.vergleich.org/vereinssoftware/ holen.

Ihr seid der Meinung, dass wir eine Software oder wichtige Information vergessen haben? Ihr habt Fragen oder Anregungen zu unserem Artikel? Dann schreibt uns einfach an [email protected] oder nutzt die Kommentarfunktion unterhalb dieses Artikels.